La inteligencia artificial ha dejado de ser una tecnología exclusiva de los departamentos de innovación. Hoy forma parte del día a día de miles de empresas que utilizan herramientas como ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot o funcionalidades de IA integradas en CRMs, plataformas de marketing, atención al cliente y productividad. Sin embargo, este avance tecnológico también trae consigo nuevas responsabilidades legales.

Con la entrada en vigor del Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial (AI Act), las organizaciones ya no solo deben preocuparse por aprovechar las ventajas de la IA, sino también por utilizarla de forma segura, transparente y responsable.

Uno de los aspectos más relevantes de esta normativa es que la formación en inteligencia artificial deja de ser una recomendación para convertirse en una obligación legal para muchas empresas. Veamos qué implica este cambio y cómo prepararse para cumplir con el reglamento.

La IA ya forma parte del trabajo diario

Cada vez más empleados utilizan inteligencia artificial para redactar documentos, resumir reuniones, analizar información, generar imágenes, automatizar procesos o responder consultas de clientes.

Aunque estas herramientas aumentan significativamente la productividad, también pueden generar riesgos importantes si se utilizan sin conocimientos adecuados. Entre ellos destacan:

• Introducción de información confidencial en plataformas públicas.
• Generación de contenido incorrecto o inventado.
• Sesgos en decisiones apoyadas por IA.
• Incumplimientos en materia de protección de datos.
• Falta de supervisión humana en procesos críticos.

Precisamente para minimizar estos riesgos nace una de las obligaciones más importantes del Reglamento Europeo de IA: la alfabetización en inteligencia artificial.

¿Qué establece el Reglamento Europeo de IA?

El Reglamento (UE) 2024/1689 crea un marco común para regular el desarrollo y utilización de sistemas de inteligencia artificial dentro de la Unión Europea.

Su filosofía es sencilla: cuanto mayor sea el riesgo que pueda generar un sistema de IA, mayores serán las obligaciones para quienes lo desarrollan o utilizan.

Entre las principales medidas del reglamento destacan:

• Prohibición de determinados usos considerados inaceptables.
• Requisitos específicos para sistemas de alto riesgo.
• Obligaciones de transparencia en determinados contenidos generados mediante IA.
• Normas para los proveedores de modelos de propósito general.
• Desarrollo obligatorio de medidas de alfabetización en IA para las personas que utilizan estos sistemas dentro de las organizaciones.

El artículo 4: la obligación que afecta a casi todas las empresas

Aunque muchas empresas piensan que esta normativa solo afecta a quienes desarrollan inteligencia artificial, la realidad es muy distinta.

El artículo 4 del Reglamento establece que tanto los proveedores como los responsables del despliegue de sistemas de IA deben adoptar medidas para desarrollar la alfabetización en IA de todas las personas que utilicen estos sistemas en nombre de la organización.

En la práctica, esto significa que una empresa que utilice herramientas como ChatGPT, Gemini, Claude o Microsoft Copilot también debe cumplir esta obligación, aunque no haya desarrollado ninguna solución propia de inteligencia artificial.

¿Desde cuándo es obligatorio?

El Reglamento Europeo entró oficialmente en vigor el 1 de agosto de 2024, aunque sus diferentes disposiciones se aplican de manera progresiva.

Uno de los hitos más importantes llegó el 2 de febrero de 2025, fecha en la que comenzó a aplicarse el artículo 4 relativo a la alfabetización en IA.

Sin embargo, agosto de 2026 marca un punto de inflexión, ya que comienzan a aplicarse de forma general muchas de las obligaciones del reglamento y las autoridades nacionales adquieren plenas competencias de inspección y sanción.

En España, será la Agencia Española de Supervisión de la Inteligencia Artificial (AESIA) quien podrá supervisar el cumplimiento de estas obligaciones e iniciar procedimientos sancionadores cuando corresponda. Además, desde esa fecha también cobran especial relevancia las obligaciones de transparencia, como informar cuando un usuario interactúa con un sistema de IA o identificar correctamente determinados contenidos generados artificialmente.

¿Qué empresas están afectadas?

La respuesta es sencilla: prácticamente cualquier organización que utilice inteligencia artificial dentro de su actividad profesional.

Esto incluye empresas que utilizan IA para:

• Redactar documentos.
• Crear contenidos de marketing.
• Automatizar respuestas a clientes.
• Analizar datos.
• Investigar mercados.
• Generar imágenes o presentaciones.
• Utilizar funciones inteligentes integradas en software de gestión, CRM o correo electrónico.

El tamaño de la empresa o el sector no son determinantes. Lo relevante es el uso profesional de sistemas de IA.

¿Qué obligaciones tiene una empresa?

Para la mayoría de organizaciones que utilizan herramientas de IA de terceros, el reglamento recomienda adoptar una serie de medidas organizativas.

Entre las principales destacan:

• Identificar qué herramientas de IA utiliza la empresa.
• Conocer quién las utiliza y con qué finalidad.
• Formar a los empleados según su nivel de responsabilidad.
• Establecer políticas internas sobre privacidad, confidencialidad y protección de datos.
• Garantizar que exista supervisión humana sobre decisiones apoyadas por IA.
• Revisar periódicamente si algún caso de uso puede considerarse de mayor riesgo.

Además, resulta muy recomendable documentar todas estas actuaciones para poder demostrar diligencia en caso de una inspección.

¿Qué significa realmente alfabetizar en IA?

Uno de los errores más habituales consiste en pensar que alfabetizar significa enseñar a programar inteligencia artificial.

Nada más lejos de la realidad.

La alfabetización en IA consiste en que cualquier persona que utilice estas herramientas sea capaz de comprender:

• Qué puede hacer la inteligencia artificial y cuáles son sus limitaciones.
• Que sus respuestas pueden contener errores o información inventada.
• Qué datos nunca deben introducirse en una plataforma de IA.
• Cómo verificar los resultados antes de utilizarlos.
• Cuándo una decisión debe seguir siendo supervisada por una persona.
• Qué obligaciones legales existen respecto a privacidad y protección de datos.

El nivel de formación debe adaptarse al puesto de trabajo, al tipo de herramientas utilizadas y al riesgo asociado a cada función. No necesita la misma preparación un empleado que utiliza IA para resumir documentos que un departamento de recursos humanos que apoya procesos de selección mediante inteligencia artificial.

La importancia de documentar la formación

El reglamento no exige un certificado oficial ni un número mínimo de horas de formación.

Sin embargo, sí resulta recomendable conservar evidencias que permitan acreditar que la organización ha actuado con diligencia.

Entre la documentación más útil se encuentra:

• Plan de alfabetización en IA.
• Materiales utilizados durante la formación.
• Listado de participantes.
• Fechas y duración de las sesiones.
• Certificados o justificantes de asistencia.
• Políticas internas sobre el uso responsable de la inteligencia artificial.

Más que acumular certificados, el objetivo es demostrar que existe un proceso organizado y adaptado a la realidad de la empresa.

¿Qué ocurre si una empresa no cumple?

El incumplimiento del reglamento puede traducirse en inspecciones, requerimientos administrativos y sanciones cuando corresponda.

Pero el verdadero riesgo suele aparecer cuando se produce un incidente.

Si un empleado introduce información confidencial en una herramienta pública, toma una decisión basada en resultados incorrectos generados por IA o provoca una brecha de datos, la empresa deberá demostrar que había establecido medidas razonables de formación, supervisión y control.

Contar con un plan de alfabetización bien documentado puede convertirse en un elemento clave para acreditar que la organización actuó con la diligencia exigible y reducir tanto los riesgos legales como reputacionales.

Apuntes finales

La inteligencia artificial ya no es una tecnología experimental, sino una herramienta de trabajo habitual. Precisamente por ello, el Reglamento Europeo de IA introduce un cambio de paradigma: no basta con incorporar estas soluciones a la empresa, también es necesario utilizarlas de forma responsable.

Las organizaciones que empiecen ahora a identificar sus herramientas de IA, formar a sus equipos, establecer políticas internas y documentar todo el proceso estarán mejor preparadas para cumplir la normativa y, al mismo tiempo, aprovechar todo el potencial de la inteligencia artificial de forma segura.

La alfabetización en IA no debe entenderse únicamente como una obligación legal. Es, sobre todo, una inversión en productividad, seguridad y confianza que marcará la diferencia entre las empresas que simplemente usan IA y aquellas que realmente saben integrarla en su estrategia de negocio.

Puedes encontrar más artículos en el blog de Valery Bazán.